Bazując na moim podejściu opisanym w książce Finanse dla niefinansistów w praktyce, gdzie duży nacisk położony jest na procesy finansowe, modelowanie finansowe, narzędzia do budżetowania i cash flow oraz integrację systemów, można zbudować półautomatyczny lub niemal automatyczny proces prognozowania płynności.
Problem MŚP: dane są wszędzie i trudno je zintegrować
Typowa firma posiada:
ERP (Comarch ERP XL, Optima, Enova, SAP Business One, Microsoft Dynamics itd.), choć znaczna część MŚP posiłkuje się outsourcingiem księgowości, która posiadaj jeden z systemów księgowych),
Saldeo lub podobny system obiegu dokumentów finansowych,
bankowość elektroniczną,
CRM,
Excel,
bardzo żadko Power BI.
W rezultacie właściciel codziennie pyta:
„Ile mamy pieniędzy?” a nie: „Ile będziemy mieć pieniędzy za trzy tygodnie?”
Model automatyzacji Level 1 - Excel + Saldeo
Najprostszy etap, gdy Automatycznie pobieramy:
Z Saldeo:
faktury sprzedażowe,
terminy płatności klientów,
faktury kosztowe,
terminy płatności dostawców.
Z banku:
saldo rachunków.
Excel lub Microsoft 365:
oblicza prognozę 3 tygodnie naprzód.
W takim modelu księgowość nie przygotowuje już raportu ręcznie. Aktualizacja trwa kilka minut.
Model Level 2 - ERP + Saldeo + Power BI
To rozwiązanie polecam firmom powyżej 10-20 mln zł obrotu.
ERP dostarcza:
należności,
zobowiązania,
zamówienia klientów,
zamówienia do dostawców,
poziomy zapasów.
Saldeo dostarcza:
bieżące dokumenty kosztowe.
Power BI buduje: Cash Flow 21 dni
Pokazuje tygodnie, wpływy, wydatki, saldo wpływów i wydatków oraz np.:
największych dłużników,
największe płatności wychodzące,
alerty płynnościowe.
Takie rozwiązanie wpisuje się w ideę budowania nowoczesnych finansów wspieranych przez systemy i narzędzia raportowe.
Model Level 3 - ERP + AI + Cash Flow Rolling Forecast
To kierunek, który będzie dominował w najbliższych latach. System nie tylko pokazuje przyszłość. System zaczyna ją przewidywać.
Przykład:
Klient ma termin płatności 30 dni.
AI analizuje historię i widzi, że:
średnio płaci po 47 dniach,
w wakacje po 58 dniach,
gdy kwota przekracza 50 tys. zł po 65 dniach.
Prognoza wpływu nie jest więc liczona według faktury, ale według faktycznego zachowania klienta. To zupełnie inna jakość prognoz.
Jaką architekturę rekomenduję dla MŚP?
Dla większości klientów WK Profit Consulting wystarczy:
Źródła danych
ERP
Saldeo
bank
Warstwa integracyjna
Power Automate
Make.com
Zapier
Programy AI, które integrują wszystko, np. Copernicus One dla firm o obrotach powyżej 50 mln zł.
Raportowanie
Excel
Power BI lub podobne
AI
Microsoft Copilot, ChatGPT, inne.
agent AI analizujący należności
Takie rozwiązanie nie kosztuje setek tysięcy złotych, a daje właścicielowi codzienną odpowiedź na pytania:
Czy za 3 tygodnie zabraknie gotówki?
Który klient stanowi największe ryzyko?
Które wydatki należy przesunąć?
Czy potrzebny będzie kredyt obrotowy?
Jak zmieni się płynność po wygraniu nowego kontraktu?
Największa bariera nie jest techniczna
Po przeanalizowaniu ponad 240 firm zauważyłem, że problemem zwykle nie jest brak systemów.
Najczęściej problemem jest brak procesu.
Firmy mają:
ERP,
CRM,
księgowość,
Saldeo,
bankowość online,
ale nikt nie jest właścicielem procesu cash flow.
W mojej książce i kursie dużo miejsca zajmuje kwestia odpowiedzialności za przepływy pieniężne oraz świadomości finansowej na wszystkich poziomach organizacji.
Moja rekomendacja: Najpierw proces i odpowiedzialność za cash flow. Dopiero później przeprowadź automatyzację.
Automatyzacja chaosu prowadzi jedynie do szybszego generowania błędnych prognoz. Dobrze zaprojektowany proces, wsparty ERP, Saldeo, Power BI i AI, pozwala natomiast monitorować płynność praktycznie w czasie rzeczywistym i znacząco ogranicza ryzyko utraty gotówki przez firmę.